Frisdrankfabriek Jungle Power Drinks BV heeft een aantal maanden geleden de EZ-GO app geïmplementeerd. De productiviteit is flink toegenomen en dat is het hoofdkantoor in Duitsland niet ontgaan. De Global Operations Director wil nu het gebruik uitrollen in de andere fabrieken, te beginnen met de grootste productielocatie in Duitsland. Hoe moeten ze dat aanpakken?
In Nederland geniet teamleider John van een lekkere kop koffie in de kantine. Hij wordt tegenwoordig steeds minder vaak gestoord in zijn pauze, omdat het autonoom onderhoud goed loopt en de EZ-GO app de operators in staat stelt gemakkelijk hun eigen lijnen op te starten, checklijsten af te werken en audits te doen. Ook het melden van kleine storingen, die nauwelijks nog voorkomen, doen de operators via de app. Net als John opstaat om terug naar de vloer te gaan, klinkt zijn telefoon: een onbekend nummer uit Duitsland. Het verbaast hem niet. Vorige week was Herr Müller, de Global Operations Director hier en die was zo enthousiast, die heeft vast nog vragen.
‘Goedemiddag, met John Veldman.’
‘Guten tag, Herr Veldman, thist is Wolfgang Sandburg from head office in Münich.’
‘Ah, good morning, how can I help you?’
De twijfels
Herr Müller heeft er geen gras over laten groeien. Wolfgang Sandburg blijkt benoemd tot International Projektmanager en wordt verantwoordelijk voor de implementatie van de EZ-GO app in alle zestig fabrieken van Jungle Power wereldwijd, te beginnen bij de hoofdproductielocatie in Duitsland. Blijkbaar heeft Herr Müller tegen Wolfgang alleen maar gezegd ‘dat hij wil wat ze in Nederland hebben.’ Wolfgang lijkt er nog niet helemaal comfortabel bij en bestookt John met vragen.
‘Waarom is die app eigenlijk zo hard nodig?’ Hij klinkt bijna boos. ‘Wij hebben vorig jaar alle procedures opgeschoond en in een overzichtelijke lijst gezet, waarom zouden we met zo’n app moeten werken? Ik ben dan wel Projektmanager, maar om het u heel eerlijk te zeggen: ik ben nog helemaal niet overtuigd van de noodzaak.’
Efficiencyboost
John glimlacht want het is zo herkenbaar; zo dachten hij en zijn collega’s er zes maanden geleden ook over. Inmiddels weten ze niet meer hoe ze het ooit zonder gedaan hebben. Al die papieren rompslomp, al dat zoeken in die ellenlange lijsten naar de juiste checks voor dat moment en die machine, dat gehannes met de afgevinkte audits die weer in een map moesten. En dat was nog als alles goed ging. Ruimte voor verbeteringen was er al helemaal niet. Nu is het makkelijk om uit de vijfduizend verschillende acties precies de juiste te selecteren, dankzij de foto’s en filmpjes is het precies duidelijk hoe je die moet uitvoeren en het rapporteren van verbeterpunten is een druk op de knop. De efficiency is daardoor al flink gestegen en dat was hard nodig ook.
‘Wolfgang, hebben jullie ook te maken met zo’n enorme vraagstijging?’
‘Jazeker, sinds zakenblad Forbes ons drankje uitriep tot ‘Today’s business man’s secret power juice’ krijgen we bestellingen uit alle zakencentra in de wereld.’
‘Precies, dus de efficiency van de productie moet omhoog, nietwaar?’
‘Sorry hoor, waar wilt u heen?’
‘Sinds wij met de app zijn gaan werken, is onze productiviteit met dertig procent gestegen, heeft Herr Müller u dat niet laten zien?’
‘Ja, maar jullie hadden al autonoom onderhoud ingevoerd, daar moeten wij nog mee beginnen.’
‘Dat hoeft helemaal niet. Je kunt direct, vanaf vandaag, de voordelen van de app ervaren, al heb je zelfs nog nooit over AO gepráát. Sterker nog, ik heb spijt dat wij het niet andersom gedaan hebben. De app is zo gemakkelijk dat je nieuwe procedures heel snel kunt invoeren. Je hoeft het ook zeker niet in de hele fabriek tegelijk te doen. Gewoon starten met een gedeelte en dan verder gaan.’
‘Gewoon beginnen, dat klinkt wel heel gemakkelijk. Ik moet eerst nog een stuurgroep en een task force en een projectteam formeren, maar voordat ik die mensen allemaal bij elkaar heb …’
‘Rustig aan,’ zegt John vriendelijk. ‘Dat heb je helemaal niet nodig. Een klein team is genoeg. Ik zal je vertellen hoe het bij ons ging.’
Woensdagmiddag 7 augustus: de demo
En John vertelt. Hoe de mannen van EZ Factory op een woensdagmiddag langskwamen om de app te laten zien. Naast John was ook zijn productiemanager erbij en zes belangrijke operators, die na een korte uitleg allemaal een iPad in de handen kregen om ermee te ‘spelen’ aan de hand van een fictieve bedrijfssituatie. Een van de operators was erg kritisch en bleef bezwaren zoeken, maar kwam al snel tot de conclusie: ‘Je kunt het gewoon niet fout doen.’ Een oudere operator die bijna met pensioen ging, werd zelfs wat emotioneel toen hij zich realiseerde: ‘Nu kan ik eindelijk al mijn kennis overdragen.’ De meeting duurde alles bij elkaar anderhalf uur, toen wist iedereen in het team hoe de app werkte.
Maandag 12 augustus: verzamelen
De maandag erop zaten ze alweer bij elkaar om inderdaad ‘gewoon aan de slag te gaan’. Ze hadden een paar tips gekregen van EZ Factory: bepaal je scope (begin niet te breed), verzamel de lijsten en instructies die je in de app wilt zetten, maak foto’s en filmpjes van alles, vorm een klein projectteam en trek dan een dag uit om samen alles in de app te zetten. Ze kozen de blikjesafvullijn van John en besloten te beginnen met digitale checklijsten, digitale audits en de visuele werkinstructies voor het opstarten. Het team verdeelde de taken voor wat betreft het verzamelen van de lijsten en het maken van foto’s en filmpjes en spraken af de vrijdag erop weer bij elkaar te komen om alles in de app te zetten.
Vrijdag 16 augustus: alles in de app
Het was een mooie zonnige vrijdag en toch sloten ze zich op in de grote vergaderkamer met alle uitgeprinte lijsten, die ze eerst ophingen en toen stuk voor stuk in de app verwerkten. De hele kamer hing vol met papier. Elke keer als ze een lijst of werkinstructie in de app hadden gezet, verfrommelden ze het papier en gooiden het in de prullenbak. Al snel ging iemand de grote papierkliko halen.
Een deel van het team ging intussen de fabriek in en sprak met de operators van de blikjeslijn om ze te laten zien hoe ze zouden gaan werken. Want het ging zo snel, ze zouden de week erna al van start kunnen. Dan moesten ze nog wel even buffelen. Het werd laat die vrijdag. Om half zeven gooide John de laatste prop papier in de kliko. De wanden van de vergaderkamer waren weer leeg, de app gevuld. De koelkast in de kantine gelukkig ook, daar had John voor gezorgd. Ze bestelden pizza, dronken koele drankjes op de binnenplaats en genoten van een warme zomeravond. John kreeg ondanks de warmte kippenvel toen hij het team bekeek; dit hadden ze toch maar mooi geflikt samen.
Maandag 19 augustus: aan de slag
In de nacht van zondag op maandag kon John de slaap niet vatten. Hij wist zeker dat ze alles goed gedaan hadden, maar hij was er niet gerust op. Zouden alle operators het begrijpen? Ze hadden bij ‘zijn’ lijn niets meer om op terug te vallen: het papier was weggehaald, zodat mensen niet stiekem de oude methode zouden gebruiken. Zou iedereen het kunnen? Ook de oudere collega’s? Na een onrustige slaap werd hij om vier uur wakker voor de ochtendshift, kleedde zich aan en zorgde dat hij als eerste ter plaatse was.
De iPads lagen op hun plaats, zijn projectteam was ter plekke om de anderen te helpen, de eerste opstart begon en John ijsbeerde maar langs de machines, totdat een van de operators hem vroeg of hij asjeblieft wat voor zichzelf kon gaan doen.
‘Dit is zo gemakkelijk, je hoeft me echt niet te helpen, John. Ga koffie drinken ofzo, het gaat goed hier.’
John durfde het bijna niet te geloven. Twaalf dagen sinds de demo en ze waren nu al operationeel. De operators pakten de iPad erbij alsof ze nooit anders gedaan hadden en leken er volledig mee op hun gemak.
In de eerste koffiepauze kwam de teamleider van de flesjeslijn al naar hem toe. ‘Waarom hebben wij dat nog niet?’
Wolfgangs missie
Wolfgang had ademloos naar Johns relaas geluisterd. Was het echt zo makkelijk?
‘Ja, het is echt zo makkelijk. Het is vooral belangrijk dat je klein begint, met een duidelijke, niet te complexe lijn. Dan merken mensen hoe gemakkelijk het is en kun je daarna verder. Wij hebben in totaal vier maanden genomen om de app op alle vijf lijnen te implementeren, inclusief evaluaties en verbeteringen. Als je eenmaal bezig bent, gaat het steeds sneller.’
‘Maar dan moet ik voor elke volgende fase die Herren van EZ Factory weer uitnodigen, dat wordt nogal een omvangrijke operatie voor zestig fabrieken!’
‘Juist niet. Met ons interne team hebben we de volgende teams opgeleid. Het is zo gemakkelijk, na die eerste demo heb je de mannen van EZ echt niet meer nodig voor de instructie, het wijst zich vanzelf. Dat heeft nog een extra voordeel: de operators van de verschillende lijnen en uit de verschillende fabrieken gaan elkaar beter begrijpen en leren van elkaar.’
‘Aha, dus die stuurgroep en die taskforce …’
‘Die heb je helemaal niet nodig. Formeer gewoon een goed operationeel team in München, op je hoofdlocatie, op een lijn. Weet je wat? Kom een middag hier naartoe, dan leid ik je rond en laat ik je zien hoe we het hier doen. Jullie hebben ook een blikjeslijn, toch? Dan kun je een deel van ons materiaal gewoon gebruiken.’
Twee weken later zat Wolfgang in het vliegtuig naar Nederland. Hij wilde zich voorbereiden, maar hij wist niet hoe. Het leek allemaal te gemakkelijk. Hij keek nog eens op zijn notitieboekje, waar maar één actiepunt op stond: rondleiding door John. Dan zou alles duidelijk moeten worden.
Dit is deel zes van een feuilleton over het fictieve bedrijf Jungle Power Drinks. Door hun ervaringen met AO en de EZ GO app te beschrijven, laten we zien wat de mogelijkheden zijn om hiermee veiligheid, kwaliteit en productiviteit van de operatie te verbeteren. Lees hier deel een, twee, drie, vier en vijf.
Randy Appiah
Robert Bouwman
oprichters EZ Factory
Als je meer informatie wilt over het implementeren van Autonoom Onderhoud binnen uw fabriek, of het naar een hoger niveau wil tillen: onze partner Pontifexx kan u helpen. Bezoek hun website voor meer informatie: https://www.pontifexx.nl/.
