We kunnen er niet meer omheen: Digitalisering. Ook het digitaliseren van bedrijfsprocessen is een enorme hype. En niet zonder reden! Processen digitaliseren kan namelijk de efficiëntie verhogen en de toekomst van het bedrijf er rooskleurig uit laten zien. We vertellen je in deze blog daarom meer over de voordelen, de pijnpunten en de methoden die bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen komen kijken.
Wat is het digitaliseren van bedrijfsprocessen?
Wanneer bedrijven digitaliseren, worden handmatige processen geoptimaliseerd en/of geminimaliseerd met behulp van digitale technologieën. Dit wordt gedaan om bedrijfsprocessen sneller, efficiënter en kosteneffectiever te kunnen maken. Bedrijfsprocessen digitaliseren omvat niet alleen de digitalisatie van de informatie, maar ook van de verwerkingsmethoden. Facturen worden bijvoorbeeld digitaal opgemaakt en digitaal verstuurd en afgehandeld. Door handmatige acties behoorlijk te beperken, neemt tevens het risico op het maken van fouten af. Digitalisering kan zowel binnen de productie als binnen ondersteunende afdelingen (zoals HR) worden toegepast. Omdat de processen digitaliseren vele voordelen kent, wordt dit door jonge bedrijven veelal direct gedaan. De bedrijven die al langer aan de weg timmeren, zullen een grotere verandering moeten ondergaan om bij te blijven in de tijd van digitalisering.
Waarom is bedrijfsprocessen digitaliseren belangrijk?
Allereerst wil je natuurlijk altijd dat jouw bedrijf toekomstproef is. Bedrijfsprocessen digitaliseren is dan een belangrijke stap in de goede richting. Tevens het thema duurzaamheid is er eentje om in gedachten te houden. Door middel van digitaliseren bedrijven duurzamer maken is eenvoudig, vanwege de vermindering van papierverbruik binnen het bedrijf. Maar wat misschien wel de belangrijkste reden is om bedrijfsprocessen te digitaliseren, is het behouden van overzicht. Door de vele gegevens digitaal te beheren, heb je altijd de benodigde informatie bij de hand om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen. Dit maakt dat digitalisering van processen helpt bij de strategische besluitvorming van een bedrijf.
Voordelen van digitale bedrijfsprocessen
Digitale bedrijfsprocessen bieden talrijke voordelen, waaronder een verhoogde efficiëntie en productiviteit, door de automatisering van de repetitieve taken. Andere voordelen van processen digitaliseren zijn:
- Kostenbesparing: Gedigitaliseerde processen verminderen de operationele kosten, door papiergebruik te verminderen en daarmee een lagere milieu-impact te realiseren. Tevens bestaat er een verlaagd risico op fouten, doordat handmatige acties beperkt worden.
- Data-analyse en real-time inzichten: Met een kwalitatieve data-analyse en een compleet real-time inzicht, kun je als organisatie betere besluiten nemen en een goede strategische planning opstellen en handhaven. Ook bij de organisatie van audits, zijn deze inzichten erg handig.
- Hogere klanttevredenheid: Met digitalisering zorg je voor een hogere klanttevredenheid, door snellere en nauwkeurigere service. Tevens is de communicatie eenvoudig terug te vinden, waardoor je altijd een compleet beeld van iedere klant hebt.
- Betere flexibiliteit en schaalbaarheid: Processen digitaliseren verhoogt de flexibiliteit en schaalbaarheid van bedrijven, waardoor ze zich snel kunnen aanpassen aan marktveranderingen.
- Soepelere communicatie: Digitalisering verbetert de communicatie en samenwerking binnen het bedrijf, door gecentraliseerde en gemakkelijk toegankelijke digitale informatie. Doordat alle werknemers de juiste informatie bij de hand hebben en weten welke werkinstructies en checklists er gevolgd moeten worden, werk je geleidelijk toe naar een betere procesconfirmatie. Ook toewerken naar digitale instructies? Lees dan verder in onze blog: 6 tips voor het invoeren van digitale werkinstructies.
Wat zijn pijnpunten bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen?
Het digitaliseren van bedrijfsprocessen kent pijnpunten als hoge initiële kosten voor software, hardware en training, maar is ook vaak weerstand tegen verandering onder medewerkers. Eén van de meest voorkomende problemen in het proces van digitaliseren, is dan ook dat de overgang naar digitale werkzaamheden wordt vertraagd door twijfel of afkeer vanuit het personeel. Cybersecurity is tevens een groot risico, met verhoogde kwetsbaarheid voor datalekken en cyberaanvallen. Bovendien kan de afhankelijkheid van technologie leiden tot problemen, als systemen uitvallen. Ook is er een risico van verlies van persoonlijke interactie en klantrelaties. Tenslotte kan het naleven van regelgeving en privacywetgeving complex en kostbaar zijn als je bedrijfsprocessen wilt gaan digitaliseren.
Hoe pak je het digitaliseren van bedrijfsprocessen aan?
Het digitaliseren van bedrijfsprocessen begint met de digitalisatie van werkinstructies en procedures. Een medewerker weet dan precies welke taak er uitgevoerd dient te worden en op welke manier. Hierna volgt het opstellen van een digitale skills matrix, om de kennis op de werkvloer te toetsen. Hiermee worden de vaardigheden en competenties van medewerkers in kaart gebracht, ten opzichte van de vereiste digitale vaardigheden voor specifieke rollen die moeten worden ingevuld. Waar gebreken bestaan, zal training nodig zijn. Daarna is het tijd voor een grondige analyse van bestaande workflows om inefficiënties te identificeren. Stel duidelijke doelen en bepaal welke processen het meest profiteren van digitalisering. Kies geschikte technologieën en software en zorg voor een betrouwbare IT-infrastructuur. Betrek medewerkers door hen te trainen en te ondersteunen in de nieuwe systemen. Schaal vervolgens geleidelijk op, monitor de voortgang en voer aanpassingen door waar nodig. Zorg voor een focus op cybersecurity en databeveiliging om gegevens goed te kunnen beschermen en evalueer regelmatig de effectiviteit. Blijf altijd optimaliseren, om continue verbetering na te streven.
Digitaliseer jouw bedrijfsprocessen met EZ-GO
Het EZ-GO platform helpt bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen, door een digitaal en centraal systeem aan te bieden dat automatisering, data-analyse en rapportages maken vergemakkelijkt. Hierdoor ontstaat er meer standaardisatie, is alle informatie altijd voor de juiste mensen digitaal beschikbaar en kunnen opvallendheden of wijzigingen snel worden doorgevoerd en kenbaar gemaakt aan de rest van het team. Met een demo laten we bedrijven met regelmaat zien hoe EZ-GO bijdraagt aan het verhogen van de efficiëntie, het besparen van tijd en het verminderen van fouten in het productieproces. Ook toewerken naar processen digitaliseren met het juiste ondersteunende platform? Laten we dan zeker even om tafel gaan om de vele mogelijkheden te bespreken én te laten zien!