Vertrouwd door
Heeft u behoefte aan structuur en standaardisatie op de werkvloer met betrekking tot productieprocessen? Maak dan gebruik van ‘Standard Operating Procedures’, ook wel SOP genoemd. SOP’s standaardiseren en optimaliseren het werk van operators. Dit leidt tot minder kans op menselijke fouten, wat ongeplande stilstanden en kwaliteitsverlies voorkomt.
Een Standard Operating Procedure of SOP is een werkinstructie die beschrijft hoe een bepaalde handeling door een operator uitgevoerd dient te worden. Bijvoorbeeld het ombouwen van een productielijn, het oplossen van een storing of het schoonmaken van een sensor. De SOP creëert uniformiteit in de uitvoering van handelingen, waardoor er meer consistentie komt in het eindresultaat. De SOP is ook bruikbaar als naslagwerk voor nieuwe werknemers, wanneer ze nog niet genoeg kennis en ervaring hebben voor het uitvoeren van bepaalde handelingen.
Deze werkinstructies zijn in veel bedrijven nog op papier vastgelegd en bevinden zich in werkmappen in kasten op de werkvloer. Operators zijn dan veel tijd kwijt met het zoeken van deze documenten en het lezen van de (geschreven) instructies. Door het digitaliseren van de Standard Operating Procedures zijn ze continu up-to-date, heeft iedereen dezelfde versie en heeft de operator ze altijd bij de hand. Digitaliseren is eenvoudig in het EZ-GO platform.
De voordelen van digitale Standard Operating Procedures zijn onder andere:
Bovendien hoef je niet meer steeds je papieren SOP’s bij te werken en opnieuw te verspreiden. Op deze manier creëer je een paperless factory
Verbeter de veiligheid, kwaliteit en efficiëntie door het digitaliseren van papieren formulieren, lijsten en andere documenten op de fabrieksvloer.
Een SOP is de ideale Lean tool om bij audits te bewijzen dat de productieomgeving voldoet aan de gestelde eisen, bijvoorbeeld om een ISO-certificaat te kunnen behalen. Het correct schrijven van een SOP is dan echter wel een vereiste. Bij het schrijven van een SOP kun je het beste de volgende stappen aanhouden:
Bepaal wat het eindresultaat of het doel is voor de Standard Operating Procedure die u schrijft. Als je bijvoorbeeld de procedure beschrijft voor het onderhoud van de machines, dan is het doel om de machines in goede conditie te houden en om de veiligheid te waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld met preventief onderhoud.
De kans is groot dat jouw bedrijf al enkele SOP’s heeft die in het verleden voor andere procedures zijn geschreven, bijvoorbeeld een:
Je kunt zulke documenten gebruiken als sjablonen voor de nieuwe SOP’s.
Breng het team bij elkaar en vraag hen hoe ze denken dat de taak moet worden uitgevoerd. Dit zijn de mensen die je gaat vragen om zich aan de SOP te houden, dus je wil er zeker van zijn dat zij die logisch vinden en dat alle noodzakelijke stappen zijn inbegrepen.
Het is mogelijk dat de SOP waaraan je werkt, afhankelijk is van andere SOP’s en processen in andere afdelingen. Bepaal of het voldoende is om naar die andere procedures te verwijzen of dat je ze aan de digitale operationele procedures moet toevoegen. Misschien heb je een stroomschema of een kaart nodig om afhankelijkheden en verantwoordelijken duidelijk te definiëren.
Om te bepalen hoe jij je SOP vormgeeft moet u de gebruikers van de SOP goed kennen. Wat is de voorkennis van dit team? Beheersen de teamleden de taal volledig, waarin je de SOP gaat schrijven? Hoe lang zijn zij al werkzaam binnen jouw bedrijf? Welke basiskennis hebben ze al? Houd rekening met deze vragen, om zo uw SOP zo goed mogelijk op de gebruikers af te stemmen. Je doet dat ook door ze te betrekken bij het maken van de SOP’s.
Schrijf een concept van uw standaardprocedure, ingedeeld in stappen. De digitale SOP heeft bovendien de mogelijkheid om per stap op te nemen:
Deze maken in een oogopslag duidelijk wat er moet gebeuren en zijn extra handig in een omgeving waar niet iedereen dezelfde taal (goed) spreekt.
Er zullen meerdere concepten en reviewrondes zijn. Zorg ervoor dat jij je team uitnodigt om de concepten te beoordelen, zodat zij aanvullende suggesties kunnen doen. Vaak hebben medewerkers bijvoorbeeld baat bij meer verantwoordelijkheid voor autonoom onderhoud.
Controleer of herzie de SOP elke zes tot twaalf maanden om te bepalen op welke gebieden deze kan worden verbeterd. Een voordeel van digitale SOP’s is dat je ook tussentijds gemakkelijk wijzigingen kunt verwerken.
Een SOP maken is vele malen gemakkelijker als je een goede SOP template tot je beschikking hebt. In deze SOP template kun je jouw SOP snel en eenvoudig schrijven en vervolgens delen met de werknemers die met de SOP zullen gaan werken. In EZ-GO vind je een veelgebruikte SOP template voor fabrieksomgevingen, die te personaliseren is voor SOP’s van verschillende afdelingen. Maar voordat we die in gaan vullen beantwoorden we eerst de volgende vraag: Wat is een SOP en wat kan je er nu precies mee?
Met een SOP standaardiseer je eenvoudig de acties die uitgevoerd moeten worden binnen een procedure, door een bepaalde medewerker. SOP staat dan ook voor Standard Operating Procedure. Een SOP bevat een compleet stappenplan van werkinstructies die opvolgend en op een specifieke manier dienen te worden gevolgd. Werknemers binnen een fabriek kunnen daardoor routinematig werkzaamheden uitvoeren. Een SOP maken helpt op die manier bij het standaardiseren van processen, met meer efficiëntie, een hogere kwaliteit en meer uniformiteit tot gevolg. De SOP die binnen een productieomgeving wordt gehanteerd dient de beste routine voor het uitvoeren van het proces te zijn. Dit betekent wel dat er ook regelmatig aandacht moet worden besteed aan het optimaliseren van de SOP’s, om zeker te stellen dat er ook écht altijd gebruik wordt gemaakt van de beste routine. Veranderingen in de SOP’s kunnen in het EZ-GO platform binnen enkele seconden worden doorgevoerd op één plek, waarbij de gehele fabriek per direct inzicht heeft in de nieuwe SOP en deze kan gaan volgen. Een SOP maken en doorvoeren binnen een productieomgeving wordt dus een snelle en overzichtelijke activiteit, die miscommunicatie en het negeren van maatregelen als veiligheidsmaatregelen voorkomt.
Door het digitaliseren van een SOP of werkinstructie heeft de operator deze altijd bij de hand, via het EZ-GO platform op een smart device. Een operator zal daarom eerder geneigd zijn om deze erbij te pakken als er twijfel is over de beste manier om de handeling uit te voeren. De visuele opzet met foto’s en filmpjes maakt bovendien in een oogopslag duidelijk hoe bepaalde taken uitgevoerd moeten worden of wat het resultaat moet zijn. Daardoor zullen operators meer uniform, veiliger en efficiënter werken.
Door het digitaliseren van SOP’s zal het aantal onverwachte storingen reduceren, wordt de beschikbaarheid van machines hoger, blijft de kwaliteit gewaarborgd en wordt de levensduur van machines verlengd.
Uniek aan EZ-GO is dat we ons richten op de operator. Onze slogan is: ‘Power to the Operator!’ Het EZ-GO platform hebben we ontwikkeld om hun dagelijkse werk overzichtelijker en leuker te maken. Met het platform kun je werkinstructies, checklijsten, autonoom onderhoudstaken en audits digitaliseren. Hiermee verhoogt u de veiligheid, kwaliteit en efficiëntie op de werkvloer. Bij het inloggen op het EZ-GO platform ziet de operator in één oogopslag wat de kerntaken voor die dag zullen zijn. Wanneer operators verbetermogelijkheden zien, kunnen ze die via de app doorgeven, waardoor de processen ook continu verbeterd worden.
Een productieproces of ander bedrijfsproces lean maken kan erg voordelig zijn voor jouw organisatie. Onder…
In het fabrieksleven is Six Sigma geen onbekende methodiek. Al sinds de jaren ’80 wordt…
In eerdere blogs behandelden we de termen cycle time en lead time al eens uitgebreid.…
